مقدمه:

انسان از زمانی كه خواندن و نوشتن را فراگرفت و بكار و فعالیت و تحصیل علوم مختلف مشغول شد، به تدریج به سمت تحقیق و پژوهش روی آورد و كم‌كم نیاز به ثبت آموخته‌ها در قالب كتبا و دفتر در او احساس شد. بدین ترتیب گام‌های نخستین را در جهت بایگانی كردن آنچه كه او آموخته بود، برداشت.

در واقع این كار از روزگاران قدیم توسط تاریخ‌نویسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح كامل وقایع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتایج آزمایشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهیه سند در همه امور از كارهای تاریخی گرفته تا نویسندگی و كارهای دولتی انجام می‌شود. این كار در زمان حاضر امری بسیار پسندیده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مكان‌های دولتی و سازمان‌ها و حتی شركت‌های خصوصی احساس می‌شود.

بایگانی كردن در یك تعریف عام به معنای تهیه و نگهداری نسخه دومی‌از مجموعه فعالیت‌هایی كه می‌بایست در یك روال كاری انجام شوند، می‌باشد.

در حال حاضر بخش بایگانی، یكی از بخش‌های مهم هر سازمان دولتی و یا خصوصی را تشكیل می‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگی دارای قسمت بایگانی می‌باشند، اما بخش بایگانی در یك محیط گسترده‌تر با حیطه كاری وسیع‌تر قرار می‌گیرد. این محیط كاری دبیرخانه نامیده می‌شود.

دبیرخانه یكی از مهمترین قسمت‌های یك اداره می‌باشد كه بایگانی كردن اسناد یكی از كارهای عمده و مهمی‌است كه در این بخش انجام می‌شود. كلیه كارهای مربوط به بایگانی در دبیرخانه تفكیك می‌شود و كار هر قسمت توسط یك متصدی خاص با تخصص مربوط به آن كار به بهترین شكل ممكن انجام می‌شود. كار بایگانی به صورت زیر تفكیك می‌شود:

1. ثبت اسناد
2. تفكیك اسناد
3. تشكیل پرونده
4. بایگانی پرونده‌ها

در این صورت ارائه خدمات بهینه و سریعتر صورت می‌گیرد. در این اداره كلیه كارهای بایگانی به صورت دستی انجام می‌شود. در كشور ما جایگزین كردن سیستم‌های كامپیوتری در دبیرخانه به جای كارهای دستی در حال اجراست، اما هنوز تمام دبیرخانه‌های ادارات و سازمان‌های كشور مجهز به سیستم كامپیوتری نشده‌اند و این كار در برنامه‌های آتی این سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر می‌رسد با وجود یك سیستم كامپیوتری در دبیرخانه‌ها، با اینكه حجم كارهای دستی به میزان قابل توجهی كاهش می‌یابد، اما نیاز به كار دستی هیچگاه رفع نمی‌شود. به هر حال، قرار دادن سیستم‌های كامپیوتری به كارها (در همه‌جا) سرعت می‌بخشد و باعث بالا رفتن كیفیت كار پاسخ به ارباب رجوعان می‌شود.

تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران

در سال 1307، اولین موتور ژنراتور برق به قدرت 150 كیلووات در گرگان نصب گردید و دومین كارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 كیلووات و متعاقب آن سومین كارخانه برق در شهر ساری به قدرت 60 كیلووات نصب و مورد بهره‌برداری قرار گرفت و به تدریج دیگر شهرهای این استان به مولدهای كوچك دیزلی مجهز شدند.

این نیروگاه‌ها توسط بخش‌های خصوصی و یا شهرداری‌ها اداره می‌شدند، ولی چون قادر به تامین برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامین نیرو و نیز توزیع و استاندارد نمودن شبكه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشكیل و شروع بكار نمود.

 وزارت آب و برق اقدام به تاسیس شركت توانیر و شركت‌های برق منطقه‌ای در سطح كشور نمود كه تولید و انتقال نیروی برق مازندران به عهده شركت توانیر و قسمتی از انتقال و توزیعت نیرو در سطح منطقه به عهده شركت برق منطقه‌ای مازندران واگذار گردید و این شركت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسیس و فعالیت خود را در منطقه آغاز نمود.

فهرست مطالب

فصل اول، آشنایی كلی با موضوع كارآموزی

مقدمه:....................................................................................................................................... 1

تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران............................................................................................. 2

در این اداره دو بایگانی وجود دارد:................................................................................................... 4

در دبیرخانه کلاً سه پست شغلی وجود دارد:......................................................................................... 4

فصل دوم، ارزیابی قسمت‌های مختلف

نامه‌ها:....................................................................................................................................... 5

ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور:........................................................................................................ 7

پیک:...................................................................................................................................... 12

مرخصی‌ها:................................................................................................................................ 12

کارت مرخصی:.......................................................................................................................... 12

بایگانی مرخصی‌ها:....................................................................................................................... 15

حکم ماموریت:.......................................................................................................................... 15

استعلام:.................................................................................................................................. 17

دفتر ارسال مراسلات:................................................................................................................ 18

کمیسیون:................................................................................................................................ 19

دفتر راهنما:............................................................................................................................. 20

نوار چیست؟............................................................................................................................. 21

لیست پرونده‌های برقدار:............................................................................................................ 21

فصل سوم، آزمون نتایج، آموخته‌ها و پیشنهادات

نتیجه‌گیری كلی:......................................................................................................................... 22

پیک:

یک سری از نامه هایی که از اداره برای اداره کل نوشته می شوند و یک سری از نامه ها هم از اداره کل برای این اداره فرستاده می شوند که اکثراٌ این نامه ها پاسخ نامه هایی است که از اداره برای اداره بالا فرستاده شده بودند و مورد پیگیری قرار گرفتند رد و بدل کردن این نامه ها توسط نماینده ای به نام پیک انجام می شود چون تمام این مدارک و نامه ها بین خود اداره و اداره کل می باشد لذا حالت محرمانه (برای سایرین) پیدا کرده در نتیجه پیک وظیفه خطیری در حفظ کردن آنها به عهده دارد تمام این نامه ها درون یک کیف قفل دار بزرگ قرار گرفته و قفل می شوند. پیک در روزهای زوج به اداره می آید و کیف دبیرخانه را تحویل گرفته و کیف همراه خود را که از اداره کل آورده به دبیرخانه تحویل می دهد. درون این کیف نامه هایی قرار گرفته که در دفعه قبل توسط پیک به اداره فرستاده شده اند و مورد پیگیری قرار گرفته اند و هم اکنون پاسخ آنها برای دبیرخانه فرستاده شده است.

مرخصی‌ها:

کارمندان اداره برای گرفتن مرخصی یا رفتن به ماموریت باید از طریق دبیرخانه اقدام کنند بدین ترتیب که برای گرفتن مرخصی  برگه های مرخصی که بصورت آماده وجود دارند توسط کارمند پر شده که باید مسئول کاری او آن را تایید و امضا کند سپس برگه به دبیرخانه آورده می شود تا شماره خورده و ثبت شود و پس از آن بایگانی می شوند. مرخصی اگر کمتر از پنج روز باشد امضای مسئول مربوطه کافیست ولی اگر بیشتر از پنج روز باشد باید توسط مدیر هم امضا شود. برگه های مرخصی معمولی از نوع استحقاقی می باشند و در ضورتیکه مرخصی به علت بیماری باشد مرخصی از نوع استعلاجی است و در این مورد باید حتماٌ گواهی پزشکی  وجود داشته باشد و باید هم توسط مسئول مربوطه و هم توسط مدیرامضا شوند. برگه های مرخصی در شکل زیر نشان داده شده‌اند.

کارت مرخصی:  

زونکنی با عنوان کارت مرخصی بخشها وجود دارد که در آن برای هر یک از پرسنل اداره یک کارت مرخصی وجود دارد روی این کارت روزهای باقیمانده از مرخصی شخص مربوطه منظور می گردد این کار پس از هر بار بایگانی مرخصی ها انجام  می شود تا برای بررسی های بعدی نیازی به جستجو  در مرخصی های بایگانی شده قبلی نباشد. کارت مرخصی در شکل زیر نشان داده شده است.